1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è FIT PLUS SRL, P.IVA 04839990274, con sede legale in Via Maddalena Laura Sirmen, 30036 Santa Maria di Sala (VE), che opera con il nome commerciale ORA Smart Fitness Club.

 

Contatti privacy:

• email: info@orafitnessclub.com

• PEC: fitplussrl@pec.it

 

2. Ambito dell’informativa

La presente informativa descrive come FIT PLUS SRL tratta i dati personali dei clienti e degli utenti che acquistano abbonamenti online, utilizzano la palestra, l’app, il sito web, i sistemi di accesso, i servizi digitali, eventuali funzioni di allenamento, AI coach, piano nutrizionale, shop, marketing, assistenza, ecc.

 

3. Categorie di dati trattati

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, data di nascita, indirizzo, email, telefono, codice fiscale, dati del genitore/tutore per minorenni;

• dati contrattuali e amministrativi: abbonamento acquistato, durata, rinnovi, disdette, comunicazioni, consensi, storico ordini;

• dati di pagamento: metodo di pagamento, esito transazione, dati necessari alla gestione contabile e antifrode; i dati completi delle carte sono trattati dai prestatori di servizi di pagamento;

• dati di accesso e utilizzo: log di accesso, QR code, orari di ingresso/uscita, utilizzo app, preferenze e impostazioni account;

• immagini di videosorveglianza nelle aree consentite;

• dati relativi all’allenamento: programmi, obiettivi, esercizi, carichi, progressi, frequenza, eventuali metriche corporee inserite o rilevate;

• dati relativi alla salute o comunque dati particolari, solo ove necessari e previo consenso esplicito: infortuni, limitazioni fisiche, dati body analysis, informazioni inserite per piani di allenamento o nutrizione;

• dati marketing e comunicazioni: preferenze, aperture/click newsletter, consenso a comunicazioni commerciali, notifiche push;

• dati relativi ad acquisti shop, assistenza e reclami.

 

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità: gestione abbonamento

Esempi di trattamento: registrazione, acquisto, attivazione, rinnovo, disdetta, assistenza

Base giuridica: esecuzione del contratto o misure precontrattuali

 

Finalità: pagamenti e contabilità

Esempi di trattamento: incassi, fatture/ricevute, gestione insoluti, adempimenti fiscali

Base giuridica: contratto, obbligo legale, legittimo interesse al recupero crediti

 

Finalità: accesso alla palestra

Esempi di trattamento: app, QR code, log accessi, verifica autorizzazione ingresso

Base giuridica: contratto, legittimo interesse alla sicurezza

 

Finalità: sicurezza e videosorveglianza

Esempi di trattamento: prevenzione accessi abusivi, tutela persone e patrimonio, gestione incidenti

Base giuridica: legittimo interesse, obblighi di sicurezza ove applicabili

 

Finalità: piani di allenamento e funzioni fitness

Esempi di trattamento: programmi, progressi, obiettivi, suggerimenti personalizzati

Base giuridica: contratto; consenso esplicito per dati salute

 

Finalità: AI coach e piano nutrizionale

Esempi di trattamento: elaborazione di suggerimenti automatizzati su allenamento/nutrizione

Base giuridica: consenso, anche esplicito se coinvolge dati salute

 

Finalità: marketing e newsletter

Esempi di trattamento: email, SMS, WhatsApp, notifiche push promozionali

Base giuridica: consenso; soft spam nei limiti di legge ove applicabile

 

Finalità: shop interno

Esempi di trattamento: gestione ordini, consegne, pagamenti, resi

Base giuridica: contratto, obblighi legali

 

Finalità: tutela dei diritti

Esempi di trattamento: gestione reclami, controversie, sicurezza, audit

Base giuridica: legittimo interesse e obblighi legali

 

5. Dati salute, body analysis, AI coach e nutrizione

Alcune funzionalità dell’app o dei servizi digitali possono richiedere dati relativi alla salute o dati idonei a rivelare condizioni fisiche, infortuni, limitazioni, metriche corporee o obiettivi di allenamento/nutrizione. Questi dati sono trattati solo se necessari per la funzione richiesta e, quando richiesto dal GDPR, sulla base del consenso esplicito dell’interessato.

 

Il cliente può revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, ma può impedire l’utilizzo di alcune funzionalità personalizzate.

 

Le funzioni AI coach, piani di allenamento e piani nutrizionali forniscono suggerimenti generali e personalizzati sulla base dei dati inseriti. Non costituiscono diagnosi, prescrizione medica, terapia, atto sanitario o sostituzione del parere di un professionista abilitato.

 

Salvo diversa comunicazione specifica, tali funzioni non producono decisioni automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sul cliente ai sensi dell’art. 22 GDPR.

 

6. Videosorveglianza

La palestra è dotata di impianto di videosorveglianza gestito con il supporto tecnico di CONTROL GROUP ITALIA SRL Le telecamere sono presenti in area ingresso, sala attrezzi, corridoi e spazi comuni. Non sono installate telecamere in spogliatoi, docce o servizi igienici.

 

Le immagini sono registrate per finalità di sicurezza, tutela delle persone, prevenzione e accertamento di accessi abusivi, protezione del patrimonio, gestione di incidenti, malori, danneggiamenti e comportamenti contrari al regolamento.

 

Le registrazioni sono conservate per almeno 30 giorni, salvo ulteriore conservazione in caso di eventi, richieste dell’autorità, tutela di diritti o necessità specifiche documentate. L’accesso alle immagini è limitato ai soggetti autorizzati e ai fornitori incaricati, secondo istruzioni del titolare.

 

7. App, Fitness Nation e fornitori tecnologici

FIT PLUS SRL utilizza soluzioni software e gestionali fornite da FITNESS NATION GMBH per gestione clienti, app, accessi, collegamento tra sito web e gestionale, e funzioni digitali collegate alla palestra.

 

FITNESS NATION GMBH e gli altri fornitori tecnologici trattano dati personali, di regola, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di accordi contrattuali e istruzioni del titolare. Se specifiche funzionalità comportassero autonoma determinazione di finalità o mezzi da parte del fornitore, il relativo ruolo privacy dovrà essere descritto nell’informativa e nella documentazione contrattuale applicabile.

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Privacy Policy di FITNESS NATION GMBH

 

8. Pagamenti

I pagamenti sono gestiti tramite prestatori di servizi di pagamento quali Stripe e, ove attivi, Klarna, PayPal, Apple Pay e Google Pay, a titolo di esempio. Tali soggetti trattano i dati necessari al pagamento secondo le rispettive informative privacy e condizioni di servizio. FIT PLUS SRL non conserva i dati completi delle carte di pagamento, salvo token o riferimenti tecnici necessari alla gestione dei pagamenti e dei rinnovi.

 

9. Marketing, newsletter e notifiche push

Con il consenso dell’interessato, FIT PLUS SRL può inviare comunicazioni promozionali, newsletter, offerte, aggiornamenti e notifiche push relative a ORA Smart Fitness Club, servizi collegati, eventi o iniziative commerciali.

 

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite link di disiscrizione, impostazioni dell’app, richiesta email o altri strumenti messi a disposizione. La revoca non incide sulle comunicazioni di servizio relative all’abbonamento, alla sicurezza o alla gestione del contratto.

 

10. Comunicazione dei dati e destinatari

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:

 

• fornitori software, app, hosting, cloud, CRM, email marketing, notifiche e assistenza tecnica;

• prestatori di servizi di pagamento e intermediari finanziari;

• fornitori di videosorveglianza, sicurezza e centrale di controllo;

• consulenti fiscali, legali, amministrativi e assicurativi;

• autorità pubbliche, forze dell’ordine o soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge;

• fornitori logistici o e-commerce per eventuale shop interno.

 

I dati non sono diffusi, salvo quanto necessario per eventuali contenuti pubblicati volontariamente dall’utente in funzioni app/social/community, se e quando tali funzioni saranno attivate e descritte con informativa specifica. Al momento, sulla base delle informazioni fornite, non è prevista una community/social interna.

 

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici o di pagamento potrebbero trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari o altri strumenti previsti dal GDPR.

 

12. Tempi di conservazione

• Dati contrattuali, amministrativi e contabili: per la durata del rapporto e successivamente per i termini previsti dalla normativa civile, fiscale e contabile, di regola fino a 10 anni ove applicabile;

• dati account/app: per la durata dell’account e del rapporto, salvo obblighi di conservazione o necessità di tutela diritti;

• log di accesso: per il tempo necessario a sicurezza, gestione tecnica e tutela dei diritti, secondo policy interne;

• dati salute/body analysis/AI: per il tempo necessario alla funzione richiesta e fino a revoca del consenso, salvo obblighi o esigenze di tutela diritti;

• dati marketing: fino a revoca del consenso o opposizione;

• immagini di videosorveglianza: 30 giorni, salvo eventi o richieste dell’autorità.

 

13. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla conclusione e gestione dell’abbonamento, ai pagamenti e all’accesso alla palestra è necessario: in mancanza, non sarà possibile acquistare o utilizzare il servizio. Il conferimento dei dati per marketing, alcune funzioni personalizzate, dati salute, AI coach o piano nutrizionale è facoltativo, ma il mancato conferimento o la revoca del consenso possono impedire l’utilizzo delle relative funzionalità.

 

14. Minorenni

Per i clienti minorenni, i dati sono trattati per la gestione dell’iscrizione, dell’accesso e della sicurezza, previo consenso/autorizzazione del genitore o tutore quando richiesto. FIT PLUS SRL può trattare anche i dati del genitore/tutore necessari alla verifica del consenso e alla gestione del rapporto.

 

15. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità, revoca del consenso e, ove applicabile, opposizione a decisioni automatizzate.

Le richieste possono essere inviate a info@orafitnessclub.com o alla PEC fitplussrl@pec.it. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

 

16. Sicurezza dei dati

FIT PLUS SRL adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controllo degli accessi, sistemi di autenticazione, autorizzazioni differenziate, limitazione dell’accesso ai dati, misure di sicurezza per sistemi digitali, app e videosorveglianza, e istruzioni ai fornitori incaricati.

 

17. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifica dei servizi, dei fornitori, delle finalità di trattamento o della normativa applicabile. La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito, nell’app o con altri canali idonei.